Статті Анатолія і Марини Комісарових
Аналіз ефективності роботи персоналу
Автор – Марина Комісарова
Ми живемо у такий час, що швидкість у роботі має особливе значення. У більшості компаній зараз однакові переваги щодо доставок, умов, відстрочок тощо. Але заробляють ті, чиї команди можуть робити щось добре, якісно і швидко.
Діагностика ефективності персоналу складається з кількох кроків:

Крок 1. Аналіз швидкості роботи всієї команди
Заходячи до компанії, добрий консультант насамперед спостерігає. Він відслідковує зовнішні ознаки того, як люди працюють. Швидко чи повільно вони щось роблять, чи йдуть на перекури, чи відволікаються, чи бігають по офісу і когось турбують чи вони знають, що їм робити і виконують свою роботу.
Кожному власнику важливо зрозуміти, чи може він збільшити швидкість роботи та ефективність працівників. Якщо компанія заробляє 100.000, але співробітники працюють напівсили, то цілком імовірно, що якщо збільшити швидкість роботи до оптимальної, то й прибуток компанії можна підняти вдвічі.
Наприклад, якщо співробітник відволікає інших питаннями як йому щось робити, це говорить про те, що не прояснено якийсь бізнес-процес. Якщо це важливий процес, то варто його продумати, описати та потренувати. Так ми збільшимо швидкість роботи.
Якщо в людини робоче місце завалено паперами, то такий безлад говорить про те, що він не контролює свою сферу діяльності. Можна домогтися, щоб співробітник навів порядок, а потім перевірити його кваліфікацію – чи здатний він у принципі керувати цією областю, чи розуміє бізнес-процеси, і наскільки він компетентний.
Коли секретар довго робить документ, йому можна рекомендувати курси швидкого набору тексту, щоб створювати документ не за 15 хвилин, а за дві. Продуктивність зростає. Якщо менеджер 30 хвилин оформляє заявку (замість 10-ти), слід поспостерігати, що можна виправити, щоб час обслуговування клієнтів скоротився.
Швидкість роботи команди - це насамперед швидкість виробництва цінних кінцевих продуктів компанії. Швидкість заради швидкості, на шкоду якості, не дозволить виробляти послуги та продукти, за які суспільство готове платити гроші. Швидкість має бути прийнятною та оптимальною. Наприклад, стоматолог для підтримки високої якості своєї роботи повинен робити все з певною швидкістю. Швидше він працювати не може, але водночас професіонал одразу побачить, якщо колега працює повільно. Пацієнт сидить з відкритим ротом, поки лікар розмовляє телефоном – це неефективна робота.
«Огляд швидкості» якраз допомагає зрозуміти (насамперед самому власнику), з якого взагалі боку підходити, і з чого слід починати, щоб підвищити ефективність роботи персоналу.
Крок 2. Перевірка того, як виконуються плани
Тут з'ясовується, чи співробітники ведуть плани. З якою періодичністю вони це роблять? Це двотижневі плани, план на місяць чи план на тиждень?
На цьому кроці важливо зрозуміти, чи хтось контролює виконання завдань за цими планами. Який відсоток завдань виконується, чи спрямоване виконання цих завдань на досягнення потрібного результату і наскільки самі завдання коректно написані?
Буває таке, що власник каже: «Дорогі консультанти, допоможіть мені розібратися! На кожній координації персонал пише плани, але коли приходить кінець тижня, я розумію, що всі працювали (або імітували бурхливу діяльність), галочки про виконання в планах стоять, але якось все зроблено абияк. Можете допомогти розібратися, хто зі співробітників по-справжньому виконує плани, а хтось для галочки щось робить?»
У такій ситуації насамперед слід з'ясувати, чи правильно формулюються завдання та чи призводить їх виконання до потрібних продуктів? Можна просто займатися робленням, яке не веде до результату. Існує ряд показників, на які слід орієнтуватися. Більшість завдань плану має вести до досягнення саме цих планових показників. Наприклад, якщо продажник просто дзвонить, дзвонить, дзвонить, але немає угод, немає відправки комерційних пропозицій, то зрозуміло, що результати не будуть отримані.
Якщо в інтернет-просуванні стоїть завдання «наповнення сайту», але немає завдань, які ведуть до збільшення кількості звернень, це слід коригувати. Наприклад, немає оцінки ефективності рекламної кампанії, немає чітких цифр розширення семантичного ядра (кількості цільових запитів, за якими потенційні клієнти зможуть знайти ваш сайт), немає кількості розміщених відгуків на сайті і т.д.
Необхідно перевірити, як сформульовано завдання. Чи спрямовані вони на отримання потрібного продукту чи просто спрямовані на дії.
Крок 3. Аналіз того, чи співробітники знають свій продукт
Тут з'ясовується, чи співробітники знають свої цінні кінцеві продукти – що саме вони повинні виробляти, щоб компанія отримувала прибуток. Чи розуміють свої продукти? Чи розуміють вони як, якими «інструментами» виготовляються ці продукти?
Крок 4. Аналіз ліній взаємодії у компанії
На цьому кроці перевіряється, чи знають співробітники, з яких питань до кого слід звертатися. Зазвичай тут з'ясовується, чи працює оргсхема, чи просто висить на стіні. Чи використовують її співробітники? Чи можуть вони по ній дізнатися про принципи взаємодії в організації, чи користуються старим способом «Вася за все відповідає, і ми в нього запитаємо».
Крок 5. Спостерігаємо – на чому зосереджені ТОПи
Коли ти перебуваєш у колективі, то бачиш, на чому у людей увага, про що вони розмовляють та що обговорюють. Тут консультант дізнається, наскільки співробітники підтримують керівників та власника. Що вони роблять, коли виникають спірні чи конфліктні ситуації? Вони ігнорують їх, залагоджують?
У ході інтерв'ю з ТОПами з'ясовується, чи розуміють вони інструменти, за допомогою яких домагаються виробництва, чи у них позиція «ми можемо те, що ми можемо». Куди спрямована увага співробітників? На зовнішні труднощі та способи їх подолання, або вони застрягли на якихось внутрішніх конфліктах та негараздах. Зайняті вони ефективною та швидкою роботою або їхню увагу розсіяно розладами всередині колективу.
Крок 6. Перевіряємо – чи ставлять ТОП планові показники
Часто ефективність роботи компанії знижується через те, що ніхто не стежить, наскільки компанія в цілому та окремі співробітники на своїх місцях наближаються до досягнення зазначених показників.
Навіть якщо ТОПи ставлять правильні завдання, визначають квоти за продуктами, але згодом це не контролюють – компанія втрачає дохід.
Можливо було озвучено, що за півроку треба показати певні результати. Але потім це не було розбите на проміжні показники по місяцях, досягнення по тижнях, і ніхто не підтримує увагу співробітників на тому, щоб цього досягти.
Буває й таке, що планові показники взагалі не ставляться. Реальний та поширений випадок, коли людина півроку працює в команді, а в неї жодного показника ефективності так і не визначено. Просто домовилися, що працюємо на те, щоб компанія була успішною, але в цифрах не визначили жоден показник цієї успішності. Поширена ситуація, коли ТОПи або досягають конкретних результатів, або вся компанія «зайнята якоюсь справою».
Може з'ясуватися, що компанія має узагальнені цілі замість точних показників, за якими щось можна виміряти. Плани та завдання можуть бути з розряду «поговорити про успішний успіх». Але коли консультант просить прописати конкретні речі, з'являється ступор. Однак точні показники – це важелі, які покажуть, наскільки швидко можна вплинути на результати, щоби навіть короткостроковий консалтинг дозволив власнику побачити різницю та отримати користь.
Крок 7. Чи розуміють ТОПи свої обов'язки щодо підлеглих
ТОП тоді ефективний, коли має думку, що він є керівником для своїх підлеглих. Тут слід з'ясувати, які функції мають ТОПи, які обов'язки вони виконують, а які делегують, і ЯК вони їх делегують. Чи навчають вони свій персонал і чи розбирають із ним якісь питання.
Зазвичай є два типи неоптимальних ситуацій.
Перший – це л.ди, які все роблять самі, хоча вони мають підлеглих.
Друга – це позиція: «Я вам віддав, ви тепер повинні зробити. Не зробили – погано. Але ви маєте зробити». Як керівник він не розібрався, чи зможе той, кому передано завдання, виконати його.
Буває таке, що просто не досягнуто згоди з підлеглими, що вони виконуватимуть якусь роботу. Або завдання ставиться неправильно і його не розуміють.
Мета консультанта – з'ясувати, наскільки ТОПи готові до своєї роботи та здатні її виконувати. Цей крок показує, чи готові ТОПи до того, щоб впроваджувати плани компанії, доносити їх до співробітників на координаціях та домагатися виконання. Якщо вищі керівники не розуміють за що вони відповідають і що мають робити, щоб їхня робота керівника виконувалася, якщо тут немає згоди, то команія далеко не піде.
Точна діагностика дозволяє з'ясувати, що справді потрібно власнику. Ці сім кроків спрямовані на те, щоб визначити, як справи в компанії і виявити вузьке місце. Це дасть розуміння, із чим необхідно в першу чергу працювати, і де компанія втрачає швидкість.
«Проводячи аналіз ефективності співробітників, власник побачив би, які є можливості для масштабування».
Якщо власник поставив за мету вирости вдвічі, а виріс у півтора, це означає лише одне – він втратив швидкість. Якби він знав, де і як це сталося, чи міг це швидко визначити чи навіть передбачити заздалегідь, то він би впорався з цим.
Проводячи аналіз ефективності співробітників, власник побачив, які є можливості для масштабування, де і які існують затори, як це заважає розвиватися, і чому хороняться плани розвитку.
Низька швидкість роботи призводить до того, що компанія втрачає клієнтів, втрачає дохід, не встигає обробляти стільки замовлень, скільки могла б, і клієнти йдуть до конкурентів.
Запишіться на безкоштовну діагностику компанії ⬇
Міфи про ефективність
персоналу
Автор – Анатолій Комісаров
Міф №1:
Якщо в тебе в підпорядкуванні є команда, вона здатна досягти будь-яких цілей.

Насправді:
Однієї лише команди та цілей недостатньо. Якщо команда перемагає зараз, то при постановці нової великої мети ці люди можуть програти. Якщо поставити круті цілі, але не підняти компетентність співробітників – їм може не вистачити знань для виходу на наступний рівень, і команда може розвалитися через невдачі.
Насправді команда здатна досягти будь-якої мети тільки в тому випадку, коли готова безперервно підвищувати компетентність. Якщо ви поставили мету групі людей, це ще не означає, що вони приведуть вас до перемог. Перемоги здобуває лише компетентна група.
Рухаючись до цілей, але не враховуючи рівень компетентності команди, ви прирікаєте себе та своїх людей на поразки.
Міф №2:
Найкраща мотивація для персоналу – це високі зарплати, хороші премії, бонуси тощо. Тобто гроші.
Насправді:
Найкращою мотивацією для персоналу є бачення того, як можна досягти своєї мети, працюючи над цілями компанії.
Коли власник розуміє, що його людям потрібно, то він може показати, ЯК людина досягне своєї мети, працюючи в команді над цілями компанії.
Грошами можна купити трохи мотивації на короткий термін. Але якщо потрібна команда по-справжньому мотивованих співробітників, то доведеться з'ясувати, чому вони працюють саме у вас, чого вони хочуть, а потім показати, як вони зможуть цього досягти саме у вашій команді.
Міф №3:
Людину з дипломом та високим рівнем профільної освіти можна одразу ставити на рівень ТОПу.
«Ефективність співробітника слід оцінювати за результатом, а не за його дипломом чи тривалістю навчання».
Насправді:
Наприклад, якщо до вас прийшов маркетолог, все гарно розповів, показав диплом, то може здатися, що йому можна віддати весь маркетинг компанії. При цьому він попросить не турбувати його три місяці, тому що результат буде набагато пізніше.
Але правда полягає в тому, що людина, яка здатна створювати продукт, дасть результати практично одразу. Може вони й не будуть великими, але їх можна буде виміряти та оцінити. Ефективність працівника слід оцінювати за результатом, а не за його дипломом або тривалістю навчання.
Не можна поспіхом ставити на посаду того, хто має лише дипломи. І не можна вважати область та завдання делегованими доти, доки нова людина не показала продукт.
Міф №4:
Якщо співробітник не сприяє керівнику, то з ним слід домовлятися. Наприклад, багато хто стикався з ситуацією, коли на підприємстві вже 30 років працює якийсь Іван Іванович, досвідчений начальник виробництва. Ви починаєте впроваджувати організуючу схему, нововведення на кшталт CRM, а він каже: «Ідіть кудись подалі з усім цим! Не робитиму нічого – у мене все працює». Міф у тому, що з Іваном Івановичем треба домовлятися.
Насправді:
Якщо ваша мета – систематизація та покращення бізнесу, а людина не сприяє цьому, то її потрібно міняти. Впроваджуючи нову модель ведення бізнесу, ви побачите, що така людина виявиться не такою ефективною, як хотілося б. Краще залишити «валізу без ручки» і рухатися далі, ніж мучити себе і цю людину постійними поясненнями та контролем.
Коли у власника змінилися цілі і він намітив високі рубежі, той, хто не хоче підвищувати свою компетентність, стане тягарем для компанії. Той, кого не надихають цілі керівництва, у новій системі точно не дасть результату.
Запишіться на безкоштовну діагностику компанії ⬇
Найбільша пастка для власника
Автор – Марина Комісарова
В останні два тижні до мене звернулося вже два Власники з однією проблемою: компанія на межі банкрутства.

На запитання «як це сталося?" – відповідь така: «поставив керівників, відійшов від управління, не контролював показники, вчасно не виправляв ситуацію». Результат – банкрутство компанії.
Чому так відбувається? У чому пастка?
Шлях кожного власника, як правило, починається з наполегливої роботи у своїй компанії. Далі, коли компанія починає набирати обертів, розширюється штат персоналу, гроші йдуть стабільним потоком та Власник розслаблюється.
Потрапляє в зону комфорту, у нього звільняється час, і він шукає собі нове захоплення.
Хтось йде в романтику чи хобі, а хтось створює нову гру – новий бізнес. Особливо коли прийшла ідея класна, яка обіцяє солідний прибуток. Ця гра затьмарює розум власника та затягує в оперативність нового проекту. Буває ще й гроші потрібно витягнути в нову компанію, і якщо ніхто з керівників не відслідковує надходження і залишки, можна витягнути трохи з оборотки, а потім ще трохи, адже співробітники здібні, вони впораються і з меншими грошима.
І ось вона пастка – він усю свою увагу і гроші починає витрачати на новий проект. На старті працювати цікавіше і поки що немає рутини, а в тій компанії все і так добре, команда і сама впорається.
«Шлях кожного власника, як правило, починається з наполегливої роботи у своїй компанії. Далі, коли компанія починає набирати обертів, розширюється штат персоналу, гроші йдуть стабільним потоком та Власник розслабляється».
Так минає місяць, два, півроку...
Дивіденди спочатку скорочуються і це починає насторожувати власника, але він себе втішає: «Адже це тимчасово, напевно, не сезон почався раніше, а ось зараз вибори були – у всіх спад». А через час дивіденди перестають і зовсім приходити.
І тут Власник починає турбуватися і розуміє, що пахне «смаженим», але всередині «гризе черв'ячок» від того, що він розуміє – у компанії спад і він не взяв за це відповідальності та заплющував очі. Розуміє, що, можливо, вже й затримки із зарплати є і незадоволені співробітники з'явилися, а розуміючи це, і в очі вже їм дивитись боязко.
Якщо власник не набереться сміливості і не візьме відповідальність за свою компанію, то кінець буде сумним, як і буває в деяких випадках.
Благо вони поодинокі. Власники зазвичай сміливці - і як би їм важко морально не було, як би не хотілося втекти від проблем - це їхній обов'язок і вони беруть і виправляють ситуацію.
Найперше, що потрібно зробити - це зізнатися самому собі в тому, що ТИ причина того, що сталося, і тільки ти зможеш це виправити.
Друге, це написати програму дій із термінами виходу з кризової ситуації.
Третє, це тимчасово зняти з посади директора та за написаною програмою впоратися з поточною ситуацією.
Якщо у вас є подібна ситуація, то я допоможу вам впоратися з нею, діючи за точною покроковою методикою. Це допоможе швидко відновити роботу компанії. Один мій знайомий Власник бізнесу лише через чотири дні після консультації отримав величезні перемоги. І ви також можете вийти з труднощів переможцем!
Головні висновки:
- завжди тримайте руку на пульсі, контролюючи основні показники своєї компанії;
- Якщо помітили спад, не впадайте у роздуми та виправдання, чому це могло статися, починайте посилювати контроль за діями вашого директора;
- Якщо спад триває – не чекайте більше п'яти тижнів, якщо ваші координації не дають результату, займіть посаду директора та виправляйте ситуацію самостійно;
- Розробіть собі правила - не прибирати всю увагу з поточного проекту і не виймати оборотні кошти.
Сподіваюся мій приклад трохи вас підбадьорить, і ви не потрапите до цієї пастки, але якщо ви вже потрапили – пишіть, я можу допомогти вам з нею впоратися!
Запишіться на безкоштовну діагностику компанії ⬇
Як новий персонал руйнує компанію
Автор – Марина Комісарова
Мені важко передати словами відчуття, які я пережила, коли повернулася з Карибських островів після двотижневої практичної програми «Компетентність та лідерство» у свою компанію.
На цій програмі ми з партнером по бізнесу працювали над багаторазовим підвищенням особистої ефективності, у тому числі тренувалися робити одночасно набагато більше дій, ніж звикли.
А тепер уявіть собі, що, побувавши в таких умовах, два тижні я повернулася в компанію. І ось швидкою ходою заходжу в офіс і несподівано для самої себе дивуюся повільності своїх підлеглих.
Я бачу таку картину – хтось сидить без руху і дивиться відчуженим поглядом у монітор, хтось хаотично клацає мишкою, не розуміючи якою дією зайнятися, ще хтось п'є каву та мріє. Усі рухи співробітників повільні – в офісі тиша.
І в той момент я зрозуміла, що мені не потрібно наймати новий персонал, поки моя команда не використовуватиме в роботі повний потенціал.
Я зрозуміла – чому в нас змінилося кілька керівників Відділу найму, і якої всі вони припускалися помилки.
Коли показники в моєму бізнесі знижуються, обов'язком керівника відділу найму в компанії є з'ясувати, чому показники падають і запропонувати рішення для цієї ситуації. І ось якої помилки ми припускалися: після кожної такої перевірки всі вони приходили з рішенням найняти більше персоналу, бо нібито поточний не встигає впоратися зі своєю роботою. При цьому у керівника Відділу найму навіть не було ідеї перевірити чи є це правдою чи йому просто «продають ідею» інші співробітники, щоб менше працювати самим.
І що ж відбувається у компанії, коли ми наймаємо новий персонал, але при цьому поточний не завантажуємо роботою?
А ось що: співробітники розслабляються, починають нудьгувати, ведуть кулуарні ігри, їм здається, що життя тяжке і терміново потрібно попросити підвищення зарплати.
Побачивши свою помилку в тому, як я руйную компанію, не завантажуючи персонал роботою, я вирішила розібратися з цим і ввела деяке правило, яке ми тепер дотримуємося.
І зараз хочу розповісти вам, як не потрапити на «гачок» хибної ідеї – що для розширення обов'язково потрібний новий персонал.










